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Programa

O programa é dividido em algumas fases. Veja as datas pra 2020 aqui.

TODO:

  • mencionar e-mails que o Gabs enviou no ano passado pra várias das atividades abaixo. Já temos isso pronto.

Preparação

Nesta fase a gente prepara o processo e o sistema computancional.

Quando? ~5 meses antes do evento

  • Configurar sistema de CFP
  • Abertura do CFP
  • Adicionar link no site e divulgar
  • Divulgar possíveis extensões do CFP

Submissão de propostas

Aqui a gente convida a comunidade pra submeter propostas.

Quando? ~4.5 à ~2.5 meses antes do evento

Revisão de palestras

Aqui o comitê do CFP faz a avaliação das propostas

Quando? O trabalho começa com a seleção do comitê ~3.5 meses antes do evento.

Keynotes, Workshops e lightning talks estão fora desse processo e são avaliados somente pelo Board.

  • Formar comitê de avaliação para as palestras. Consiste em selecionar nomes e enviar convite e adicioná-los no comitê em caso de resposta afirmativa.
  • Publicar comitê no site do evento como News
  • Sortear palestras para cada revisor
  • Comunicar revisores das palestras que eles tem que revisar e dos deadlines

Seleção de palestras

Após o deadline de revisão consolidar resultados e selecionar palestras aceitas. O board toma como base a seleção dos revisores mas se reserva ao direito de fazer ajustes pra garantir um bom balanço entre o vários tópicos do evento e adicionar palestrantes convidados às palestas aceitas.

Quando? Assim que o CFP fechar.

  • Definir número de palestra a serem aceitas. Aqui é bom deixar um margem de slots livres pra podermos adicionar eventos ou palestras de última hora. É por isso que a gente deixa algumas palestras na fila de espera.
  • Selecionar palestras aceitas e em espera
  • Comunicar palestras aceitas, negadas e em espera.

Montar Grade de Programação

Agora é hora de colocar as palestras, workshops e keynotes na grade.

Quando? ~2 meses antes do evento

Levar em consideração restrições de horários dos palestrantes.

Nós sempre temos uma sala com 100% das palestras em inglês e uma sala com 100% das palestras em português.

  • Montar versão inicial da grade
  • Divulgar Grade
  • Checar se palestrantes precisam mudar o horário da palestra

Próximo ao evento

Preparação para os dias do evento

Quando? Os últimos 15 dias antes do evento

  • Enviar informações importantes aos palestrantes
  • Resolver dúvidas dos palestrantes e conflitos na agenda
  • Criar plano com voluntários pra cuidar das salas

No evento

  • Garantir que os cuidadores das salas estão presentes e passar as intruções necessárias.
  • Resolver imprevistos na grade ou nas salas de palestras.