Skip to content

Latest commit

 

History

History
1321 lines (757 loc) · 137 KB

user-guide.md

File metadata and controls

1321 lines (757 loc) · 137 KB

Руководство пользователя системы оценки Open360

Оглавление

Общая информация

Система оценки Open360 разработана для проведения полной и всесторонней оценки персонала. В ее основе лежит “Метод 360 градусов”, при котором работника организации оценивает все его окружение, в том числе и он сам.

Цель создания данной системы - предоставить удобный инструмент оценки персонала не только для самих опрашиваемых сотрудников, но и для руководства, проводящего анализ результатов. По итогам оценки создается развернутый отчет с результатами, анализ которого дает руководству понять:

  1. степень эффективности работы сотрудника,
  2. эффективность действующей в компании системы мотивации,
  3. необходимость оптимизации затрат на персонал,
  4. необходимость изменения объема материального вознаграждения, нематериальных бонусов,
  5. выявление общей атмосферы в коллективе, удовлетворенности\неудовлетворенности работника условиями труда.

Система Open360 позволяет составлять формы опросов с учетом потребностей организации и целей, для которых производится оценка персонала. Характер вопросов может быть как общим, так и персонализированным, и подходить как для всех сотрудников компании, так и для небольших групп.

Процесс создания события оценки не требует специальных умений. Это доступно любому HR-менеджеру/менеджеру по подбору персонала. Результаты предоставляются в двух форматах:

  • агрегированный формат - общие результаты представлены в процентах;
  • детальная форма - полный перечень ответов всех коллег о каждом сотруднике.

Система оценки персонала Open360 является универсальной, не имеет привязки к конкретным оргструктурам. Это позволяет ей быть расширяемой до “Метода 540 градусов”, когда к участию в оценке могут быть привлечены сторонние лица.

Данное руководство предоставляет полную информацию о функционале системы оценки персонала “Open360”, разработанную командой Bitworks, Ltd. Оно будет наиболее полезно для администраторов системы оценки, т.к. описывает все доступные инструменты и способы управления сущностями системы. Также, руководство может быть полезным для пользователей-участников опросов. В нем они смогут найти пошаговые инструкции по участию в событии оценки, что поможет облегчить и ускорить процесс оценки.

Схема-диаграмма системы

Ниже представлена общая схема-диаграмма того, как устроена система оценки.

Администрирование системы

Данный раздел представляет интерес для администраторов системы. Здесь вы найдете информацию о том, как осуществляется управление системой, как происходит добавление или удаление пользователей, формы оценки, шаблоны уведомлений, какие форматы результатов оценки доступны.

Вход в систему. Роли.

Вход в систему осуществляется осуществляется двумя способами: с помощью логина / пароля и через социальные сети. Пользователю доступны варианты входа в зависимости от того, как сконфигурирована система (детали см. в Readme.md файле.

Аутентификация с помощью логина / пароля

Для данного типа входа необходимо ввести логин и пароль. Далее нажмите “Войти”.

Аутентификация через социальные сети

Для аутентификации через социальные сети нажмите на одну из доступных сетей. Далее необходимо подтвердить запрос приложения и авторизоваться.

Регистрация

В случае, если системе не хватает каких-то ваших персональных данных, после аутентификации вам станет доступна форма регистрации, которую необходимо заполнить (обязательные поля отмечены “звездочкой” (*)):

  1. Имя* - введите имя пользователя;
  2. Email* - введите действующий адрес электронной почты;
  3. Пол* - выберите пол из ниспадающего списка;
  4. Часовой пояс* - выберите часовой пояс из ниспадающего списка;
  5. Изображение профиля - загрузите изображение с устройства, нажав “Загрузить изображения профиля”.

Выберите изображение и отредактируйте отображаемую область во всплывающем окне. Нажмите “Сохранить”.

Нажмите “Подтвердить” для сохранения значений полей.

Пока пользователь не подтвердит свои данные в окне регистрации, аккаунт этого пользователя не может быть подтвержден администратором. В списке пользователей кнопка ”Подтвердить” для данного пользователя неактивна.

Как только пользователь подтверждает свои данные в окне регистрации, ему/ей предлагается ознакомиться с Условиями и положениями об обработке персональных данных и дать согласие на них.

Новый пользователь появляется в списке пользователей у администратора со статусом “Новый”. По умолчанию ему/ей присваивается роль “Пользователь”.

Администратор должен подтвердить аккаунт нового пользователя, чтобы он/она смог(-ла) участвовать в событиях оценки. До того, как администратор подтвердит аккаунт, пользователю недоступна информация о событиях оценки. Пользователь может просмотреть данные своего профиля в режиме чтения без возможности их редактирования:

Как только аккаунт будет подтвержден администратором, пользователь получит письмо на указанный в профиле адрес.

Роль пользователя

Пользователь - это участник системы оценки Open360, которому доступны события оценки, т.е. он может оценить работу своих коллег и руководства. Сам пользователь также является объектом оценки для других пользователей системы - сотрудников организации.

Администратор может подтвердить аккаунт нового пользователя, нажав на кнопку “Подтвердить” напротив его имени.

На указанный адрес электронной почты пользователь получает подтверждение своего аккаунта администратором. Теперь пользователь видит доступные ему разделы системы: “События оценки” и “Пользователи”.

Также, всем пользователям доступен раздел “Профиль” в верхнем правом углу. В нем можно перейти к странице профиля пользователя и редактировать личную информацию своего профиля. Также, на данной панели находится кнопка выхода из системы.

Рядом находится кнопка смены языка системы. Выберите язык из ниспадающего списка: русский или английский.

Пользователю доступен раздел “События оценки”. В нем можно просмотреть список текущих событий оценки, в том числе не начатых и уже завершенных событий.

Нажав “Начать оценку” напротив описания события оценки, пользователь может перейти к форме(-ам) оценки и ответить на предлагаемые вопросы. Больше информации о работе с событиями оценки можно найти в части “События оценки” данного документа.

В разделе “Пользователи” можно увидеть список пользователей системы и группы, в которых состоят данные пользователи.

К списку пользователей можно применить фильтр по имени пользователя.

Имена в списке активны. Кликом на имя пользователя в списке можно перейти к странице подробностей о пользователе и просмотреть информацию о нем, а именно:

  • имя пользователя,
  • пол,
  • группы, в которых состоит пользователь, в виде списка.

Слева в нижней части экрана пользователь может перейти на корпоративный сайт компании Bitworks Ltd., создавшей систему оценки персонала Open360.

В правом нижнем углу находится ссылка на действующие Условия и положения обработки персональных данных пользователя.

Профиль пользователя

Пользователь может перейти в свой профиль и просмотреть/редактировать информацию о себе, нажав на свое имя в правом верхнем углу экрана.

Выбрав “Профиль” из ниспадающего списка, пользователь переходит к деталям профиля, где отражается:

  1. Изображение пользователя,
  2. Имя пользователя,
  3. Email,
  4. Пол,
  5. Часовой пояс,
  6. Группы, в которых состоит пользователь. Они перечислены через запятую в виде списка.

Редактирование профиля пользователя

Информацию в профиле пользователя можно редактировать, нажав “Редактировать профиль” в правом верхнем углу.

Откроется страница редактирования личных данных пользователя, где можно изменить следующие данные:

  1. Имя пользователя,
  2. Email,
  3. Пол,
  4. Часовой пояс,
  5. Изображение пользователя.

Сохраните внесенные изменения, нажав “Сохранить изменения” в правом нижнем углу.

Примечание: Пользователю недоступно редактирование своего профиля, если его аккаунт не подтвержден администратором. До получения подтверждения профиль доступен пользователю в режиме чтения:

Роль администратора

Помимо роли пользователя, в системе есть роль администратора.

Администратор - это пользователь системы, который наделен правами для осуществления:

  • управления системой,
  • добавления\удаления пользователей системы,
  • создания форм оценок,
  • создания событий оценки и назначения сроков оценки,
  • назначения аудиторов, которым будут доступны результаты оценки.

Каждого пользователя можно наделить правами администратора или изъять у него эти права.

Права администратора даются пользователю при изменении его роли в профиле: необходимо перейти в профиль пользователя и в поле “Роль” изменить значение на “Администратор”.

Нажмите “Сохранить изменения” для сохранения внесенных изменений. Роль пользователя изменилась на “Администратор”.

Администратору становится доступна панель “Администрирование” в главном меню.

В панели “Администрирование” осуществляется управление системой. Перейти в эту панель можно по клику на нее в меню слева.

Панель “Администрирование” содержит следующие разделы:

  1. Пользователи - раздел для создания и управления пользователями системы.
  2. Группы - раздел для создания и управления группами в системе.
  3. Формы - раздел для создания и управления формами оценки для события оценки.
  4. Шаблоны писем - раздел для создания шаблонов уведомлений для участников события оценки.
  5. Проекты - раздел для создания и управления проектами системы.
  6. События оценки - раздел для создания событий оценки и управления ими.

Оценка персонала в системе происходит посредством участия пользователей в событии оценки, которое создается Администратором.

Событие оценки - это множество проектов, назначенных для оценки на определенный период времени, в котором участники (пользователи) дают ответы на вопросы о сотрудниках и в общем о событиях в компании.

Для создания события оценки необходимо выполнить следующие шаги:

Далее мы рассмотрим каждый из этих шагов подробнее.

Раздел “Пользователи”

Данный раздел содержит список всех зарегистрированных в системе пользователей.

Список пользователей

Список пользователей отражает:

  1. Порядковый номер;
  2. Имя пользователя;
  3. Email пользователя;
  4. Роль пользователя в системе: пользователь или администратор;
  5. Статус аккаунта пользователя: новый или подтвержден;

Напротив каждого пользователя находится кнопка “Удалить”. Она дает возможность удалить пользователя из системы.

Если пользователь является участником группы, в диалоговом окне появится оповещение об этом. В нем будут указаны группы, в которых участвует пользователь. Название группы активно. Кликом на него можно перейти к странице подробностей группы.

Нажмите “Удалить пользователя”, если все же хотите удалить пользователя из системы. Пользователь будет удален из системы, так же как и все его связи.

Нажмите “ОК” для отмены действия удаления и вернитесь к списку пользователей.

Список пользователей можно просматривать по 10, 50 или 100 записей на странице. Инструмент постраничного просмотра доступен внизу списка.

Над списком можно развернуть блок фильтров, нажав на кнопку справа. Список пользователей можно фильтровать по следующим полям:

  • Статус - новый или подтвержден;
  • Роль - пользователь или администратор;
  • Имя пользователя.

Задайте необходимые параметры фильтрации и нажмите “Применить”. Список отразит тех пользователей, которые соответствуют параметрам запроса. Например, на изображении ниже список отражает только пользователей с ролью “Пользователь”.

Сбросить все настройки фильтрации можно, нажав на кнопку “Отмена”, или для каждого отдельного параметра кликом на кнопку справа от поля фильтрации.

Приглашение пользователя в систему

Над списком пользователей находится кнопка “Пригласить пользователя”. Она позволяет пригласить пользователя в систему, выслав ему/ей приглашение.

Нажмите “Пригласить пользователя” и перейдите на страницу приглашений.

Приглашения, которые были высланы пользователям, отображаются в виде списка. В списке указаны:

  • Адрес электронной почты пользователя, на который было выслано приглашение.
  • Группы, в которые будет добавлен пользователь после регистрации в системе. Название группы активно - кликом на него можно просмотреть информацию о группе.
  • Дата отправки запроса на регистрацию.
  • Статус запроса - активирован (пользователь прошел по ссылке в систему и зарегистрировался) или не активирован (приглашенный пользователь еще не зарегистрировался в системе).

Список приглашений можно просматривать по 10, 50 или 100 записей на странице. Инструмент постраничного просмотра доступен внизу списка.

Для отправки приглашения пользователю нажмите “Пригласить пользователя” над списком пользователей. Откроется страница отправки приглашения, где следует заполнить следующие поля:

  • Email* - введите адрес электронной почты пользователя, которого хотите пригласить. Возможно указать несколько адресов электронной почты через запятую для отправки приглашения нескольким пользователям одновременно.
  • Группы, в которые будут добавлены пользователи - добавьте из списка группу(-ы), в которых будет участвовать данный пользователь.

Нажмите “Отправить приглашение” в правом нижнем углу формы. Пользователю(-ям) на указанный адрес электронной почты будет выслано приглашение для регистрации в системе.

Перейдя по ссылке в сообщении, пользователю необходимо будет пройти шаги регистрации, описанные выше. После успешной регистрации аккаунт пользователя будет подтвержден администратором, и он сможет участвовать в событиях оценки.

Профиль пользователя

По клику на имя пользователя в списке можно просмотреть данные его профиля.

Профиль пользователя отражает следующую информацию:

  • Данные, указанные при регистрации - имя, email, роль, статус, пол.

В верхнем правом углу находятся две кнопки:

  • кнопка “Редактировать” - позволяет администратору открыть профиль пользователя в режиме редактирования и изменить значения в полях, а также загрузить/изменить изображение профиля. Для сохранения изменений нажмите на кнопку “Сохранить изменения” в нижнем правом углу формы.

  • кнопка “Удалить” - позволяет удалить пользователя из системы.

Примечание: Если пользователь является участником группы, при удалении в диалоговом окне появится оповещение об этом. В нем будет отражаться название группы (групп), в которую включен пользователь. Кликом на название группы можно просмотреть ее подробности.

Нажмите “Удалить пользователя”, если все же хотите удалить пользователя из системы. Пользователь будет удален из системы, так же как и все его связи. Нажмите “ОК” для отмены действия удаления, и вернитесь в профиль пользователя.

  • Список групп, в которых состоит пользователь.

Список отражает:

  • порядковый номер группы,
  • название группы, кликнув на которое можно просмотреть информацию о группе,
  • кнопку “Удалить”, которая позволяет удалить пользователя из данной группы.

Пользователь может стать участником события оценки только в случае, если он состоит в группе.

Раздел “Группы”

Группа - это логическое объединение пользователей по какому-либо признаку.

Группы доступны в разделе “Группы” секции “Администрирование” главного меню. В данном разделе группы представлены в виде списка.

Список групп отражает:

  • Порядковый номер группы.
  • Название группы. Оно является активным, и по клику на название группы становится доступна информация об этой группе.
  • Кнопку “Удалить” напротив названия каждой группы, нажав на которую можно удалить группу из системы.

Примечание: Невозможно удалить группу, если она включена в отношение проекта. При попытке удалить такую группу, в диалоговом окне будет указано название проекта, в который включена группа. Кликом на него можно просмотреть подробности проекта.

Нажмите “ОК” для отмены действия удаления и вернитесь к списку групп.

Над списком находится блок фильтрации. Его можно развернуть, нажав на кнопку справа. Список групп можно фильтровать по названию группы.

Задайте необходимые параметры фильтрации и нажмите “Применить”. Список групп отразит те группы, которые соответствуют параметрам фильтрации. Например, на изображении ниже список отражает только группы, в названии которых есть слово “группа”.

Сбросить все настройки фильтрации можно, нажав на кнопку “Отмена”, или для отдельного параметра кликом на кнопку справа от поля фильтрации.

Группа может иметь дочерние группы - более мелкие подгруппы, связанные с группой по иерархическому признаку. Возможно создание дочерних групп до трех уровней в иерархии.

Список дочерних групп скрыт в списке групп по умолчанию. Его можно развернуть нажатием на значок стрелки справа от названия группы в списке.

Над списком групп находится кнопка “Развернуть/Свернуть”, нажатием на которую возможно развернуть/свернуть одновременно весь список подгрупп.

Там же вы найдете кнопку “Пригласить пользователя”, которая дает возможность пригласить пользователя в систему и одновременно включить его в уже существующую(-ие) группу(-ы). Более подробно процесс приглашения пользователя в систему и включение его в группу описан выше в разделе “Пользователи” данного документа.

Также над списком групп находится кнопка создания группы. Процесс создания группы мы рассмотрим далее.

Создание группы

Чтобы создать группу, необходимо нажать на кнопку “Создать” над списком групп.

Появится форма создания группы, которая включает в себя следующие поля:

  1. Название группы* - введите название новой группы в текстовом поле.
  2. Родительская группа - выберите из ниспадающего списка родительскую группу, если создается дочерняя группа. Если родительская группа не указана, то новая группа будет по умолчанию создана как группа верхнего уровня.

Обязательные поля отмечены звездочкой (*).

Нажмите “Сохранить”. На экране появится профиль группы. Он содержит:

  • информацию о группе;
  • список дочерних групп;
  • список пользователей, состоящих в группе;
  • список проектов, в которых состоит группа.

У вновь созданной группы все разделы профиля пустые и требуют заполнения.

Далее мы более подробно рассмотрим каждый из разделов профиля группы.

Подробности группы

Подробности группы содержат информацию о группе. Перейти на страницу подробностей группы можно кликнув на название группы в списке групп.

Страница подробностей группы содержит:

  • Информацию о группе, которую можно редактировать нажатием на “Редактировать” в правом верхнем углу.

Там же находится кнопка “Удалить”, нажав на которую можно удалить группу.

Примечание: Невозможно удалить группу, если она включена в отношение проекта. При попытке удалить такую группу, в диалоговом окне будет указано название проекта(-ов), в который включена группа.

Название проекта(-ов) активно. Кликом на него можно перейти к странице подробностей проекта. Нажмите “ОК” для отмены действия удаления группы.

  • Список дочерних групп.

Создать дочернюю группу

Нажмите “Создать” над списком дочерних групп, чтобы добавить новую дочернюю группу для данной группы.

Откроется форма создания группы, в которой уже будет выбрана родительская группа, и ее нельзя будет редактировать. Введите имя дочерней группы и нажмите "Создать".

Дочернюю группу можно удалить нажатием на кнопку “Удалить” справа от названия дочерней группы в списке дочерних групп.

  • Список пользователей, состоящих в группе.

Добавить пользователя в группу

Нажмите на кнопку “Добавить” над списком пользователей, чтобы добавить пользователей в данную группу. В появившемся окне выберите имя пользователя(-ей) и нажмите “Добавить выбранных” для добавления пользователей в группу.

Возможно выбрать всех пользователей одним кликом на кнопку “Выбрать всех”. Для отмены добавления выбранных пользователей в группу нажмите на кнопку “Отмена” или на значок крестика справа в поле имен пользователей.

Пригласить пользователя в группу

Если пользователь еще не зарегистрирован в системе, можно выслать ему приглашение, нажав “Пригласить пользователя” над списком.

Откроется страница отправки приглашения, где следует указать адрес(-а) электронной почты пользователя(-ей), на который(-ые) будет выслано приглашение.

В поле “Группа” уже указана группа, в которую будет включен пользователь сразу после регистрации в системе. Ее название соответствует названию группы, из которой отправляется приглашение пользователю.

Пользователя можно удалить из группы кликом на значок “Удалить” справа от имени пользователя в списке. Кликнув на имя пользователя в списке, можно перейти в профиль пользователя и просмотреть информацию о нем/ней.

  • Список проектов, в которых состоит группа, отражает те проекты, в которых участвует данная группа.

Для вновь созданной группы список проектов не заполнен. Проекты начнут появляться в разделе подробностей группы, как только группа будет добавлена в проект в качестве оценивающей или оцениваемой группы.

Что такое проект и как включить в него группу, мы рассмотрим далее.

Стоит отметить, что для любого события оценки необходимо предварительно создать группу-аудитора. Аудитор - это пользователь, который входит в группу-аудитор и получает доступ к результатам оценки. В группу-аудитор может быть включен один или несколько пользователей, которым будут высланы отчеты о прошедших событиях оценки. Им будут доступны ответы пользователей на вопросы, и они должны будут произвести анализ статистики ответов.

Раздел “Формы”

Следующий шаг в создании события оценки - это создание формы вопросов.

Формы - это списки оценочных вопросов. Формы создаются администратором в разделе “Формы” панели “Администрирование”. Там же формы доступны для просмотра, редактирования и удаления.

Формы, существующие в системе, представлены в виде списка. Список можно просматривать по 10, 50, 100 записей на странице. Инструмент постраничного просмотра также доступен внизу списка.

Список форм отражает:

  • Порядковый номер формы,
  • Название формы. Оно является активным. Кликом по названию формы можно просмотреть ее содержание на странице деталей формы.

На странице списка форм возможны следующие действия:

  • просмотр деталей формы кликом на название формы в списке.
  • создание формы: кнопка “Создать” расположена над списком форм. Она открывает страницу создания формы вопросов.
  • удаление формы: кнопка “Удалить” расположена напротив каждого названия формы в списке.

Примечание: Невозможно удалить форму, если она включена в отношение проекта. При попытке удалить такую форму, в диалоговом окне будет указано название проекта, в который включена данная форма.

Название проекта активно. Кликом на него можно перейти к странице подробностей формы.

Нажмите “ОК” для отмены действия удаления и вернитесь к списку форм.

Создание формы

Для создания формы вопросов нажмите на кнопку “Создать” вверху списка форм. Перед вами откроется страница создания формы, где необходимо заполнить следующие поля (обязательные поля отмечены звездочкой (*)):

  1. Название*
    Введите название формы вопросов в текстовом поле.

  2. Отображать в агрегированном отчете. Данная функция активирована по умолчанию. Она дает возможность включать ответы на вопросы данной формы в агрегированный отчет, предоставляющий общую статистику ответов по данной форме в процентах. Отключите ее, если ответы по данной форме не должны входить в агрегированный отчет.

  3. Редактор формы. Редактор формы позволяет сконструировать опросный лист посредством добавления вопросов в различном формате. Для каждого вопроса следует открыть отдельный блок. Формат блоков может быть одинаковым или может отличаться. Предлагаются следующие форматы вопросов:

Редактор формы: Радио-кнопки

Данный формат позволяет респонденту выбрать один из предложенных вариантов ответа на вопрос.

  • Создание вопроса в формате “Радио-кнопки”

Кликните вариант “Радио-кнопки” и разверните форму в правой части экрана. В данной форме можно задать значение вопроса и варианты ответов к нему.

Введите вопрос в текстовой строке “Заголовок” (обязательное поле).

Введите пояснение к вопросу в текстовом блоке ниже, если это необходимо. Пояснение будет всплывать при наведении мыши на вопрос, например:

Активируйте функцию “Обязательное” для вопроса, если на него предполагается обязательный ответ. Обязательные вопросы будут отмечены “звездочкой”(*) в форме вопросов для пользователя.

Каждый вариант ответа введите в поле “Значение” и добавьте его в список ответов, нажав “Добавить” справа.

Чтобы удалить вариант ответа из списка, нажмите “Удалить” напротив варианта ответа.

Для отмены добавления данного формата вопроса в форму кликните “Удалить” в правом верхнем углу. Там же находится кнопка “Свернуть”, чтобы спрятать заданные значения и продолжить редактирование формы.

В событии оценки данный формат вопроса будет выглядеть для пользователя, как показано на примере ниже:

Редактор формы: Строка текста

В данной форме вопроса ожидается ответ пользователя в виде текста в текстовой строке. Ответ здесь не предполагает развернутости и должен умещаться в одну строку.

  • Создание вопроса в формате “Строка текста”

Кликните вариант “Строка текста” и разверните форму в правой части экрана. В данном формате вопроса достаточно задать только заголовок вопроса. При проведении оценки в форме вопросов рядом с заголовком вопроса пользователь увидит текстовую строку для ввода ответа.

Введите пояснение к вопросу в текстовом блоке ниже, если это необходимо. Пояснение будет всплывать при наведении мыши на вопрос, например:

Активируйте функцию “Обязательное” для вопроса, если на него предполагается обязательный ответ.

Для отмены добавления данного формата вопроса в форму кликните “Удалить” в правом верхнем углу. Там же находится кнопка “Свернуть”, чтобы спрятать заданные значения и продолжить редактирование формы.

В событии оценки данный формат вопроса будет выглядеть для пользователя как показано на примере ниже:

Редактор формы: Поле текста

Данный формат вопроса предполагает развернутый ответ в форме текста.

  • Создание вопроса в формате “Поле текста”

Кликните вариант “Поле текста” слева и разверните форму в правой части экрана. В данном формате вопроса достаточно задать только заголовок вопроса. В форме вопросов рядом с заголовком вопроса будет расположен текстовый блок для ввода ответа.

Введите пояснение к вопросу в текстовом блоке ниже, если это необходимо. Пояснение будет всплывать при наведении мыши на вопрос, например:

Активируйте функцию “Обязательное” для вопроса, если на него предполагается обязательный ответ.

Для отмены добавления данного формата вопроса в форму кликните “Удалить” в правом верхнем углу. Там же находится кнопка “Свернуть”, чтобы спрятать заданные значения и продолжить редактирование формы.

В событии оценки данный формат вопроса будет выглядеть для пользователя, как показано на примере ниже:

Редактор формы: Чекбокс

Данный формат вопросов позволяет пользователю согласиться с утверждением, поставив отметку, или не согласиться с ним, оставив чекбокс пустым. Утверждение или вопрос указывается в поле “Заголовок”.

  • Создание вопроса в формате “Чекбокс”

Кликните вариант “Чекбокс” слева и разверните форму в правой части экрана. В поле “Заголовок” введите утверждение или вопрос, к которому требуется отметка.

Введите пояснение к вопросу в текстовом блоке ниже, если это необходимо. Пояснение будет всплывать при наведении мыши на вопрос, например:

Форма создание вопроса в формате Чекбокс выглядит следующим образом:

Для отмены добавления данного формата вопроса в форму кликните “Удалить” в правом верхнем углу. Там же находится кнопка “Свернуть”, чтобы спрятать заданные значения и продолжить редактирование формы.

В событии оценки данный формат вопроса будет выглядеть для пользователя, как показано на примере ниже:

Редактор формы: Группа чекбоксов

Данный формат вопросов позволяет выбрать несколько вариантов ответа на вопрос одновременно.

  • Создание вопроса в формате “Группа чекбоксов”

Кликом на “Группа чекбоксов” добавьте и разверните форму в правой части экрана. В поле “Заголовок” введите вопрос, к которому будут предоставлены варианты ответов.

Введите пояснение к вопросу в текстовом блоке ниже, если это необходимо. Пояснение будет всплывать при наведении мыши на вопрос, например:

Варианты ответов задаются в секции редактирования значений. Варианты ответов вводятся по одному в текстовом поле “Значение” и кнопкой “Добавить” добавляются в список.

Чтобы удалить вариант ответа из списка, нажмите “Удалить” напротив него.

Для отмены добавления данного формата вопроса в форму кликните “Удалить” в правом верхнем углу. Там же находится кнопка “Свернуть”, чтобы спрятать заданные значения и продолжить редактирование формы.

В событии оценки данный формат вопроса будет выглядеть для пользователя, как показано на примере ниже:

Редактор формы: Выпадающий список

Данный формат вопросов позволяет выбрать вариант ответа из выпадающего списка.

  • Создание вопроса в формате “Выпадающий список”

Кликом на “Выпадающий список” добавьте и разверните форму в правой части экрана. В поле “Заголовок” введите вопрос, к которому будут предоставлены варианты ответов в списке.

Введите пояснение к вопросу в текстовом блоке ниже, если это необходимо. Пояснение будет всплывать при наведении мыши на вопрос, например:

Варианты ответов задаются в секции редактирования значений. Варианты ответов вводятся по одному в текстовом поле “Значение” и кнопкой “Добавить” добавляются в список.

Чтобы удалить вариант ответа из списка, нажмите “Удалить” напротив варианта ответа.

Для отмены добавления данного формата вопроса в форму кликните “Удалить” в правом верхнем углу. Там же находится кнопка “Свернуть”, чтобы спрятать заданные значения и продолжить редактирование формы.

В событии оценки данный формат вопроса будет выглядеть для пользователя, как показано на примере ниже:

Редактор формы: Формат “Лайки-дизлайки”

Данный формат опроса позволяет поставить значок одобрения (лайк) или неодобрения (дизлайк) сотруднику и добавить комментарий. В данном формате не предполагается ответов на конкретные вопросы. Здесь отражается общее впечатление, которое производит оцениваемый сотрудник.

Данный формат опроса является отдельной формой, т.е. он не может использоваться вместе с другими форматами вопросов в одной форме.

  • Создание формы “Лайки-дизлайки”

Выберите вариант “Лайки-дизлайки” слева. В правой части экрана появится данный формат опроса. Нажмите “Создать” для сохранения формы “Лайки-дизлайки”.

В отношении проекта при проведении события оценки данная форма будет выглядеть следующим образом:

  • в левой части кликом следует выбрать оцениваемого сотрудника;
  • в правой части для него откроется форма “Лайки-дизлайки”, в которой следует поставить лайк/дизлайк и прокомментировать свою оценку.

Для данной формы возможно применить опцию “Показывать формы на одной странице” при создании проекта. В этом случае форма оценки будет выглядеть следующим образом:

  • слева отображается список оцениваемых сотрудников;
  • справа напротив каждого имени расположены значки лайк, дизлайк и поле для комментария. При клике на значок он меняет цвет. В текстовой строке можно оставить комментарий.

Когда все необходимые формы вопросов выбраны и значения заданы, нажмите кнопку “Создать” в правом нижнем углу для сохранения созданной формы вопросов. Пока кнопка “Создать” не нажата и форма не сохранена, можно менять порядок вопросов “перетаскиванием” блоков вопросов в нужное место в списке.

Детали формы

При нажатии “Создать” форма сохранится, и откроется страница деталей формы.

В ней отображаются:

  • Название формы
  • Машинное имя формы

Машинное имя присваивается автоматически при создании формы. Оно является неким идентификатором, который присваивается сущностям системы (формы, проекты), необходимо для удобного использования данных системы оценки в сторонних системах, где местные ID идентификаторы потеряют актуальность.

  • Кнопки действий в правом верхнем углу:

  • “Клонировать” - позволяет создать новую форму на основе данной. Все заданные настройки и форматы вопросов будут автоматически скопированы в новую форму. Можно редактировать данные в новой форме и сохранить ее. Новая форма сохранится с именем формы-оригинала с припиской “(copy)”:
“Имя формы (copy)”

  • “Редактировать” - позволяет редактировать форму на странице деталей формы.

  • “Удалить” - позволяет удалить форму из системы.

Примечание: Невозможно удалить форму, если она включена в отношение проекта. При попытке удалить такую форму, в диалоговом окне будет указано название проекта, в который включена форма. Кликом на него можно перейти к подробностям проекта.

Нажмите “ОК” для отмены действия удаления и вернитесь к деталям формы.

  • Содержание формы: вопросы и ответы к ним в заданном формате.

При проведении оценки в форме оценки в каждом блоке вопросов появится дополнительная опция “Добавить комментарий”. Она будет всплывать при наведении мыши на данный блок вопроса. Кликом на данную опцию будет вызываться всплывающее окно с текстовым блоком, где можно оставить комментарий к своему ответу.

Раздел “Шаблоны писем”

В данном разделе создаются и хранятся тексты писем-уведомлений для участников события оценки. Уведомления могут быть адресованы аудиторам или оценивающим пользователям как напоминание о событии оценки.

При создании проекта указываются шаблоны писем для аудиторов. Внутри проекта для каждого отношения можно указать шаблоны уведомлений для оценивающих пользователей. Таким образом, возможно персонализировать содержание сообщений для разных групп пользователей.

При создании события оценки уведомлениям назначается дата отправки. Для каждого события оценки в указанное время пользователям-участникам события оценки отправляются уведомления на основе выбранных шаблонов писем.

Существующие в системе шаблоны писем в разделе представлены в виде списка.

Список шаблонов писем содержит:

  • Порядковый номер шаблона
  • Имя шаблона
  • Тип шаблона

Напротив каждого имени шаблона находится кнопка “Удалить” для удаления шаблона письма из системы.

Примечание: Невозможно удалить шаблон из системы, если он используется в проекте. При нажатии “Удалить” в диалоговом окне будет отображено название проекта(-ов), в который включен шаблон. Название проекта активно. Кликом на него можно перейти к подробностям проекта. Нажмите “ОК” для отмены действия удаления шаблона и вернитесь к списку шаблонов.

Вверху над списком находится кнопка “Создать”, кликнув на которую открывается форма создания шаблона письма. Процесс создания шаблона будет подробно описан ниже.

Имя шаблона письма в списке активно. Кликом на него можно открыть страницу подробностей шаблона письма.

Создание шаблона письма

Для создания шаблона письма кликните на кнопку “Создать” над списком шаблонов писем.

В открывшейся форме создания шаблона письма укажите следующую информацию (обязательные поля отмечены звездочкой (*)):

  • Название* - Введите название шаблона письма

  • Тип* - Выберите тип шаблона. Существует 4 типа шаблонов писем:

  • о предстоящем событии оценки, которое уведомляет о скором начале события оценки;
  • о начавшемся событии оценки, которое уведомляет о начале события оценки;
  • о предстоящем завершении события оценки, которое уведомляет о скором завершении события оценки;
  • о завершившемся событии оценки, которое уведомляет о завершении события оценки.

  • Получатель* - Выберите получателя из списка: опрашиваемый или аудитор.

  • Тема* - Задайте тему письма.

  • Текстовый блок - Введите текст сообщения. К тексту можно применить стандартный инструментарий форматирования, как в любом текстовом редакторе. Панель инструментов форматирования находится в верхней части текстового блока.

При создании шаблона можно указать в тексте специальные поля для подстановки (имя пользователя, дата начала и конца события, описание события). В момент отправки письма данные поля будут заменены на реальные значения. Например:

Добрый день, {{ user_name }}!
Напоминаем, что {{ event_start }} начнется оценка Ваших коллег, которая продлится до {{ event_end }}.
Отличного дня!

При отправке вместо {{ user_name }} будет вставлено имя получается, вместо {{ event_start }} и {{ event_end }} - даты начала и окончания события оценки.

Включить данные поля в содержание сообщения можно посредством панели инструментов для редактирования текста в верхней части текстового блока. Доступны следующие поля для подстановки:

  • Имя получателя - нажмите “Добавить получателя” на панели инструментов, чтобы в тексте сообщения появилось поле {{ user_name }};
  • Дата начала события - нажмите “Добавить начало события” на панели инструментов, чтобы в тексте сообщения появилось поле {{ event_start }};
  • Дата окончания события - нажмите “Добавить окончание события” на панели инструментов, чтобы в тексте сообщения появилось поле {{ event_end }};
  • Описание события - нажмите “Добавить описание события” на панели инструментов, чтобы в тексте сообщения появилось поле {{ event_description }}.

Пример создания шаблона уведомления о событии оценки показан на рисунке ниже:

После заполнения всех полей нажмите “Создать” в правом нижнем углу формы создания шаблона. При успешном создании шаблона откроется страница подробностей шаблона письма.

Подробности шаблона письма

Страница подробностей письма отражает информацию о шаблоне:

  • название шаблона,
  • тип шаблона,
  • тип получателя,
  • текст сообщения.

В правом верхнем углу доступны кнопки следующих действий:

  • “Клонировать” - позволяет быстро создать новый шаблон на основе данного шаблона письма. Новый шаблон автоматически создается с добавлением (copy) в конце названия шаблона. Тип, получатель, тема и содержание нового шаблона совпадают с настройками шаблона, на основе которого он был создан. В открывшемся окне можно редактировать все поля и сохранить новый шаблон с обновленными настройками.
  • “Редактировать” - позволяет редактировать значения для данного шаблона на странице редактирования,
  • “Удалить” - позволяет удалить шаблон письма.

Примечание: Невозможно удалить шаблон из системы, если он используется в проекте. При нажатии “Удалить” в диалоговом окне будет отображено название проекта(-ов), в который включен шаблон. Нажмите “ОК” для отмены действия удаления шаблона и вернитесь к подробностям шаблона.

Раздел “Проекты”

Проект - это совокупность объединений типа “оценивающая группа - форма вопросов - оцениваемая группа”. Каждое такое объединение - это отношение проекта. Отношение проекта - это смысловая основа события оценки. Оно определяет, кто кого по какой форме вопросов оценивает. Понятие отношения в проекте будет рассмотрено более подробно при описании процесса создания проекта.

Управление проектами - их создание, просмотр и редактирование, удаление - осуществляется в разделе “Проекты” панели “Администрирование”.

Проекты представлены в виде списка. Список проектов отражает:

  • Порядковый номер проекта в системе;
  • Название проекта;
  • Описание проекта.

Список проектов можно просматривать по 10, 50 или 100 записей на странице. Инструмент постраничного просмотра доступен внизу списка.

Название проекта в списке активно. Кликнув на название проекта в списке, можно открыть подробности проекта.

Информация о проекте на странице подробностей доступна к редактированию - нажмите на кнопку редактирования в правом верхнем углу и измените значения полей формы. Сохраните изменения.

Также на странице подробностей проекта есть кнопка, позволяющая удалить проект. Она также находится в правом верхнем углу.

Примечание: Редактировать или удалить проект можно в том случае, если он не участвует в текущих событиях оценки.

Подробнее страницу подробностей проекта рассмотрим позднее.

Удалить проект из системы также можно на странице списка проектов, нажав “Удалить” напротив названия проекта, который вы хотите удалить. Для некоторых проектов кнопка “Удалить” не активна. Это значит, что проект участвует в активном событии оценки. До момента окончания периода проведения оценки проект, участвующий в ней, удалить невозможно.

Создание проекта

Чтобы создать новый проект, нажмите на кнопку “Создать” вверху списка проектов. Перед вами откроется форма создания проекта. В данной форме необходимо заполнить следующие поля (обязательные поля отмечены звездочкой (*)):

  • Название* - Введите название проекта в текстовом поле.
  • Описание - В нескольких словах предоставьте описание проекта.
  • Группа-аудитор* - Выберите из ниспадающего списка группу-аудитора, пользователям которой будут доступны результаты оценки.
  • Можно изменять ответы - Данную опцию можно активировать, если в проекте предполагается возможность изменения пользователем своих ответов в период проведения оценки (до момента окончания события оценки).
  • Показать формы на одной странице - Данную опцию можно активировать, если в проекте применяются различные формы вопросов. Тогда формы вопросов будут отражаться на одной странице, а не в разных вкладках. Опция рекомендована для проектов, в которых применяется форма вопросов “Лайки-дизлайки”.
  • Анонимные ответы - Данную опцию можно активировать для проведения анонимных опросов. Тогда во время оценки в форме вопросов будет активирована функция “Голосовать анонимно”. Она может быть отключена пользователем в форме при проведении оценки, если он хочет ответить не анонимно.

Указав все необходимые данные, нажмите “Создать” в правом нижнем углу страницы. Вам откроется страница подробностей проекта.

Страница подробностей проекта

На странице подробностей проекта отражена уже указанная информация о проекте:

  • Название проекта
  • Машинное имя проекта. Оно присваивается автоматически при создании проекта. Машинное имя является неким идентификатором, который присваивается сущностям системы (формы, проекты). Оно необходимо для удобного использования данных системы оценки в сторонних системах, где местные ID идентификаторы потеряют актуальность.
  • Группа-аудитор.
  • Описание проекта.
  • Отметки об активации опций “Можно менять ответы”, “Анонимные ответы”, “Показывать формы на одной странице”.
  • Кнопка “Редактировать” - позволяет редактировать основные настройки проекта.
  • Кнопка “Удалить” - позволяет удалить проект из системы.

Ниже расположены блоки, в которые нужно добавить/можно просмотреть настройки проекта, такие как:

  • Отношения проекта;
  • Шаблоны писем для аудитора,
  • События, в которых участвует проект.

Рассмотрим подробнее каждый из блоков.

Отношение проекта

Для начала добавим к новому проекту отношение(-я).

Отношение - это объединение типа “оценивающая группа - форма - оцениваемая группа”. Отношение проекта - это смысловая основа события оценки. Оно определяет, кто кого по какой форме вопросов оценивает.

Отношения бывают двух типов - обычное отношение и опрос. Обычное отношение - стандартная связь, описанная выше. В нее входит:

  • Оценивающая группа - пользователи, которые будут давать оценку.
  • Оцениваемая группа - пользователи, которых будут оценивать.
  • Форма - список вопросов, по которым одни пользователи будут оценивать других.

Отношение типа “опрос” предполагает отсутствие оцениваемой группы - в таком случае пользователи оценивают не конкретного человека, а отвечают по определенному вопросу, не касающемуся их коллег. Данный тип оценки может использоваться, например, для выявления удовлетворенности условиями труда, мнений о каком-либо событии в компании, общей атмосфере в организации.

В событии оценки форма для отношения типа “опрос” будет доступна отдельно и не будет относиться ни к одному пользователю в списке:

Каждый проект может содержать множество отношений. Пользователь, который может участвовать в нескольких группах, а тем самым в нескольких отношениях проекта, во время события оценки увидит несколько форм вопросов.

Создание отношения

Для добавления отношения в проект, в блоке “Отношения” на странице подробностей проекта следует нажать “Создать” вверху списка отношений.

Откроется форма создания отношения. Заполните следующие поля (обязательные поля отмечены звездочкой (*)):

  • Оценивающая группа* - выберите из списка группу пользователей, которые будут давать оценку.
  • Оцениваемая группа* - выберите из списка группу пользователей, которых будут оценивать. Данное поле является обязательным при создании обычного типа отношения.
  • Форма оценки* - выберите форму оценки из списка существующих форм.
  • Тип отношения* - выберите тип отношения - обычная оценка или опрос.
  • Оценка самих себя - активируйте данную функцию, если в событии оценки предполагается оценка пользователем самого себя. Данная функция недоступна для оценки типа опроc. В этом случае в списке пользователей оцениваемой группы будет фигурировать имя пользователя, дающего оценку. Если данная функция не активирована, оценивающий пользователь не увидит своего имени в группе для оценки.

Нажмите “Создать” в правом нижнем углу формы после заполнения всех полей.

Откроется страница подробностей отношения. Она содержит информацию об отношении, указанную при заполнении, а также кнопки действий, такие как:

  • “Редактировать” - позволяет редактировать информацию отношения проекта в форме редакции отношения;
  • “Удалить” - позволяет удалить отношение из системы. Нельзя удалить отношение, если проект участвует в активном событии оценки.

Также на странице подробностей отношения можно добавить шаблоны писем для отправки уведомлений пользователям, которые будут давать оценку.

Для добавления шаблона к отношению проекта нажмите “Добавить” в левом верхнем углу блока шаблонов писем и в появившемся окне выберите тип и шаблон письма из списка существующих шаблонов. Нажмите “Добавить шаблон письма” для добавления указанного шаблона письма к отношению проекта.

Шаблоны писем, добавленные к отношению, показаны в блоке “Шаблоны писем для опрашиваемого” на странице подробностей отношений. В списке указаны:

  • тип шаблона,
  • название шаблона.

Шаблон письма можно удалить из отношения, нажав на кнопку “Удалить” напротив шаблона письма в списке.

На странице подробностей проекта созданное отношение появится в блоке “Отношения”, где отношения, созданные для данного проекта, отображаются в виде списка. Этот список содержит:

  • Порядковый номер отношения;
  • Оценивающая и оцениваемая группы - названия групп, которые активны, и кликом на них можно перейти к странице подробностей группы;
  • Форма оценки - название той формы, которая используется для опроса; кликом на название формы можно перейти к просмотру деталей формы;
  • Тип отношения - обычное отношение или опрос;
  • Кнопка “Подробнее” - позволяет открыть страницу подробностей отношения;
  • Кнопка “Удалить” - позволяет удалить отношение из проекта. Кнопка “Удалить” недоступна для отношений в том проекте, который участвует в событии оценки.
Шаблоны писем для аудиторов

Для проекта можно добавить шаблоны писем для аудитора. Выбранные шаблоны уведомлений будут использоваться для оповещения аудиторов, которым будут доступны результаты оценки, о начале/окончании события оценки.

Чтобы добавить шаблон письма к проекту в блоке шаблонов писем, нажмите “Добавить” и в появившейся форме выберите:

  • Тип* - выберите один из 4-х типов шаблона письма, который хотите применить;
  • Шаблон письма* - выберите из списка существующих шаблонов тот шаблон письма, который будет использован для аудиторов.

Нажмите “Добавить шаблон письма”, чтобы данный шаблон использовался в проекте.

Добавленные к проекту шаблоны писем показаны в подробностях проекта в блоке “Шаблоны писем для аудитора” в виде списка, в котором указаны:

  • Тип шаблона,
  • Название шаблона письма,

Кнопка “Удалить” напротив каждого названия шаблона, с помощью которой можно удалить шаблон из проекта.

События, в которых участвует проект

В блоке “События, в которых участвует проект” отражается список тех событий оценок, в которых данный проект состоит.

Записи в данном блоке появляются тогда, когда проект включен в событие оценки. В списке отображается следующая информация о событии оценки:

  • Порядковый номер события,
  • Описание события,
  • Дата начала события,
  • Дата окончания события,
  • Статус события - “Не начато”, “В процессе”, “Завершено”,
  • Кнопка “Подробнее” - позволяет открыть страницу подробностей события оценки, -Кнопка “Удалить” - позволяет удалить проект из события оценки.

Раздел “События оценки”

Событие оценки - это период (т.е. для него установлены дата начала и дата окончания), в который пользователям доступна оценка их коллег. Администратор добавляет в событие проект(-ы), назначает ему(им) конкретные сроки, также назначает сроки для отправки уведомлений пользователям на основе выбранных шаблонов.

В основе события оценки лежит проект, которому назначены сроки проведения. В проект в свою очередь входит(-ят) отношение(-я). Для шаблонов, назначенных для отправки пользователям и аудиторам, указывается время их отправки.

В назначенную дату пользователи узнают из уведомлений о начале события оценки и смогут оценить своих коллег в рамках заданных в проекте отношений.

Управление событиями оценки происходит в разделе “События оценки” панели “Администрирование”.

В данном разделе существующие события оценки представлены в виде списка, в котором указаны:

  • Порядковый номер события,
  • Описание события,
  • Дата начала и окончания проведения оценки,
  • Статус события оценки - “Не начато”, “В процессе”, “Завершено”.

Напротив каждого события оценки находятся две кнопки:

  • “Подробнее” - позволяет открыть страницу подробностей события,
  • “Удалить” - позволяет удалить событие из системы.

Примечание: Событие в статусе “В процессе” удалить невозможно.

Список проектов можно просматривать по 10, 50 или 100 записей на странице. Инструмент постраничного просмотра доступен внизу списка.

Вверху над списком событий оценки находится блок фильтрации. Его можно развернуть, нажав на кнопку справа. Список событий оценки можно фильтровать по следующим параметрам:

  • Статус - выберите из выпадающего списка “Не начато”, “В процессе” или “Завершено”.
  • Сортировать по - позволяет сортировать список событий по дате начала или окончания события. Выберите из выпадающего списка один из вариантов: “Дата начала” или “Дата окончания”.

Задайте необходимые параметры фильтрации и нажмите “Применить”. Список событий оценки отразит те события, которые соответствуют параметрам фильтрации. Например, на изображении ниже список отражает только действующие события со статусом “В процессе”:

Сбросить все настройки фильтрации можно, нажав на кнопку “Отмена”, или для каждого отдельного параметра кликом на кнопку справа от поля фильтрации.

Создание события оценки

Чтобы создать новое событие оценки, необходимо открыть форму создания события оценки кликом на кнопку “Создать” вверху списка событий оценки.

Заполните форму, указав следующие данные:

  • Описание* - введите описание события оценки в нескольких словах,

  • Дата начала* - выберите дату начала события оценки, используя календарь. По умолчанию, в данной графе указана сегодняшняя дата в качестве даты начала события. Время начала события автоматически указано на 1 час позже момента, когда было начато создание события оценки (открыта форма создания события оценки). Скорректируйте дату по своему желанию, учитывая, что дату и время в прошлом указать невозможно.

  • Дата окончания* - выберите дату окончания события оценки, используя календарь. По умолчанию, в данной графе указана сегодняшняя дата в качестве даты окончания события. Время окончания события автоматически указано на 1 час позже времени начала создания события оценки (с момента, когда была открыта форма создания события оценки). Скорректируйте дату по своему желанию, учитывая, что дату и время в прошлом указать невозможно. Также, указанная дата окончания события не может быть раньше даты его начала.

Нажмите “Создать” для сохранения нового события оценки.

Откроется страница деталей созданного события оценки, где отображается следующая информация:

  • Детали события оценки

В данном блоке отражена информация о событии, которую указали при его создании: дата начала и окончания события, описание события. Также здесь указан статус события оценки:

  • “Не начато” - установленные дата и время начала события еще не настали,
  • “В процессе” - установленные дата и время начала события настали и формы оценки доступны пользователям в событии оценки,
  • “Завершено” - установленные дата и время окончания события настали, формы оценки не доступны пользователям, но можно просмотреть свои ответы в этих формах. Новое событие создается со статусом “Не начато”.

В данном блоке в правом верхнем углу находятся кнопки следующих действий:

  1. “Клонировать” - позволяет создать копию события оценки. В новое событие оценки, созданное на основе данного события, будут добавлены те же проекты и отношения, что и в данном событии. При клонировании для нового события следует указать:
  • Дату начала события;
  • Дату окончания события;
  • Добавить уведомления для пользователей.

Рекомендуется указать иное описание для нового события оценки, чтобы легко можно было отличить его от уже существующего события в списке.

Новое событие будет создано со статусом “Не начато”.

Функция клонирования помогает быстро создать событие на основе уже заданных настроек. Она может быть полезна для повторного проведения уже завершенных событий оценки, для которых нельзя редактировать даты начала и окончания.

  1. “Редактировать” - позволяет редактировать настройки события оценки: описание, даты начала и окончания события.

Редактирование доступно для тех событий, которые еще не начались.

События оценки в статусе “В процессе” могут быть отредактированы частично. Для них можно задать новую дату и время окончания события оценки, а также описание. Также можно добавить уведомления для пользователей и назначить для них время отправки.

События оценки в статусе “Завершено” невозможно редактировать. На основе завершенного события можно создать новое с теми же отношениями и проектами, используя функцию “Клонировать” (см. описание выше).

  1. “Удалить” - позволяет удалить событие из системы.

Примечание: Событие в статусе “В процессе” удалить невозможно.

  • Проекты, участвующие в событии оценки

В данном блоке необходимо добавить проект(-ы), участвующие в событии оценки. Они определят участников оценки и те формы вопросов, по которым будет даваться оценка. Для этого нажмите на кнопку “Добавить” в блоке проектов события и в появившемся окне выберите проект(-ы), которые будут участвовать в событии оценки. Можно выбрать сразу несколько проектов из списка.

Проекты, добавленные в событие, появятся в блоке “Проекты, участвующие в событии оценки” в виде списка. Данный список отражает:

  • Порядковый номер проекта,
  • Название проекта. Оно активно и позволяет просмотреть подробности проекта.

Напротив каждого проекта в списке находится кнопка “Удалить”, позволяющая удалить проект из события оценки. Можно удалить проекты только из того события, которое не является действующим (не находится в статусе “В процессе”).

  • Уведомления для участников события.

В данном блоке можно добавить уведомления для участников события оценки из тех шаблонов, которые уже созданы в системе. Выбранный шаблон уведомления необходимо назначить на определенное время. Для этого нужно нажать на кнопку “Добавить” в блоке “Уведомления” и в появившемся окне указать дату отправки уведомления, выбрать получателя (оценивающий или аудитор) и выбрать тип шаблона уведомления.

Система сама выберет на основе настроек внутри проекта нужный шаблон для отправки письма той или иной группе получателей и в назначенное время вышлет ей уведомление.

Выбранные уведомления для участников события оценки показаны в блоке “Уведомления” на странице деталей события оценки в виде списка. В нем отражаются:

  • Получатель - оценивающий пользователь или аудитор;
  • Тип уведомления,
  • Время, установленное для отправки данного уведомления,

Для каждого уведомления в списке справа расположены две кнопки:

  1. “Редактировать” - позволяет редактировать настройки уведомления - время, получателя и тип уведомления - во всплывающем окне. Скорректируйте настройки для данного уведомления и нажмите “Сохранить изменения”.
  2. “Удалить” - позволяет удалить уведомление из данного события оценки.

Созданное событие появится в списке событий оценки в разделе “События оценки” панели “Администрирование” со статусом “Не начато”.

В указанный момент начала события оценки статус события оценки изменится на “В процессе” и в списке событий оценки для пользователя данное событие появится во вкладке активных событий. Рядом с названием события будет расположена кнопка “Начать оценку”.

По завершении срока проведения оценки событию будет присвоен статус “Завершено”, и оно перейдет в список завершенных событий.

Событие оценки со статусом “Завершено” недоступно для редактирования. Перейдя на страницу деталей события, вы не увидите кнопку “Редактировать”. Но на основе данного события можно создать новое событие с эквивалентными настройками. Для этого нажмите “Клонировать” и в появившемся окне укажите новые даты начала и окончания события и добавьте новое описание. Сохраните новое событие.

События оценки

Этот раздел описывает процесс участия пользователя в событии оценки. Подробно объясняется функционал, доступный пользователю при участии в оценке.

Панель “События оценки” дает доступ пользователям к оценке своих коллег.

В данном разделе пользователи участвуют в оценке, отвечая на вопросы по предлагаемым формам в течение определенного срока.

В панели “События оценки” пользователь видит те события оценки, которые для него доступны, т.е. в которых он является участником группы, входящей в отношение проекта с определенной формой вопросов.

События оценки находятся в разных вкладках - “В процессе”, “Не начато”, “Завершено” - в зависимости от их статуса.

Во вкладке “Не начато” находятся события оценки, которые доступны пользователю, но указанная для них дата начала еще не наступила. В списке не начатых событий отображается:

  • описание события,
  • дата начала события,
  • дата окончания события.

Доступные пользователю активные события оценки (в статусе “В процессе”) отображаются в виде списка в соответствующей вкладке. В нем указано следующее:

  • порядковый номер события,
  • описание события,
  • дата начала и окончания события оценки,
  • срок, в течение которого завершиться событие,
  • кнопка “Начать оценку”, которая позволяет перейти к вопросам формы.

Нажав “Начать оценку”, пользователь попадает на страницу с проектом(-ами), участвующим(-и) в событии оценки.

Если в событии несколько проектов, они разделены вкладками.

Пользователи оцениваемой группы перечислены в виде списка в левой части страницы. Для просмотра всех имен в списке воспользуйтесь скроллингом.

Вверху списка доступен инструмент поиска пользователя в списке по имени. В поле поиска введите имя или часть имени, и список пользователей будет отсортирован по параметрам, заданным в нем:

Если в данном проекте доступна оценка самого себя (возможность оценки самого себя активируется при создании отношения проекта), в списке пользователей будет доступно имя пользователя-респондента с припиской (вы).

Кликом на имя пользователя в списке слева откроется форма вопросов, относящаяся к этому пользователю.

Нажатием на имя пользователя в списке в правой части страницы открывается форма вопросов для выбранного пользователя. На каждый обязательный вопрос нужно дать ответ.

Если для выбранного пользователя ожидается оценка по нескольким формам (т.е. пользователь участвует в нескольких отношениях проекта), в правой части появится несколько форм вопросов, которые будут разделены вкладками.

Помимо ответа в заданном формате для каждого вопроса можно оставить комментарий. Наведите мышью на правую часть формы. Напротив вопроса появится активная надпись “Добавить комментарий”.

Во всплывающем окне введите текст своего комментария к ответу и сохраните его. Он появится в блоке вопроса ниже.

Комментарий можно редактировать, нажав “Редактировать комментарий” рядом с ним.

Для проектов с анонимными опросами внизу формы вопросов включена опция “Голосовать анонимно”. Пользователь может ее отключить, если он/она намерен отвечать на вопросы открыто (с указанием своего имени).

Заполните форму и нажмите “Сохранить и перейти к другой форме”, для перехода к следующей доступной форме вопросов. Ответы в форме можно сохранить, только если все обязательные поля заполнены. После сохранения ответов имя пользователя в списке будет отмечено зеленой “галочкой”.

Можно перейти к следующей форме или проекту без сохранения ответов. Система запомнит заполненные ответы. Пользователь сможет вернуться к незавершенной форме вопросов позднее и ответить на оставшиеся вопросы, после чего завершить работу с этой формой, нажав “Сохранить и перейти к другой форме”.

Если пользователь заполнил последнюю форму в проекте и нажал “Сохранить и перейти к другой форме”, но в одной из предыдущих форм проекта остались неотвеченные вопросы, система откроет первую из незавершенных форм, чтобы напомнить пользователю о том, что нужно проставить недостающие ответы.

Все поля в форме можно очистить, т.е. удалить ответы, нажав “Очистить” в правом нижнем углу.

Также, помимо форм вопросов, относящихся к определенному пользователю, событие оценки может содержать опросы, не относящиеся ни к одному из пользователей. Они расположены в конце списка пользователей в левой части страницы, в отдельном блоке “Опросы”. Кликом на название формы опроса можно открыть содержание формы в правой части страницы.

Список пользователей можно сортировать по вкладкам “Завершенные” или “Незавершенные”. Пользователи, для которых формы вопросов заполнены и ответы сохранены, будут отражаться во вкладке “Завершенные” с зеленой отметкой-”галочкой”:

Пользователи, для которых формы с ответами еще не сохранены (т.е. еще не на все обязательные вопросы даны ответы или не все формы заполнены для данного пользователя в случае, если он участвует в нескольких отношениях), будут отражаться во вкладке “Незавершенные”:

В течение всего периода оценки можно вернуться к незавершенным формам и дать ответы на вопросы. На странице событий оценки напротив каждого события с незаполненными формами появится кнопка “Продолжить оценку”.

Также, в течение срока проведения оценки можно изменить ответы на вопросы уже сохраненных форм, если опция “Можно изменять ответы” активирована для данного проекта. В ином случае редактирование сохраненных ответов не доступно.

По окончании периода оценки, событие переходит во вкладку “Завершено” панели “Событие оценки”, а его результаты становятся доступны аудиторам проекта в формате Excel на диске Google Drive. Сам пользователь также может просмотреть свои ответы, нажав “Посмотреть оценки” напротив события оценки во вкладке “Завершено”. Редактирование своих ответов для завершенных событий оценки недоступно.

Результаты события оценки

По окончании события оценки его результаты становятся доступны для пользователей группы-аудитора в формате Excel на диске Google Drive.

На почту аудитора приходит уведомление о доступе к папке события оценки на диске Google Drive.

Для каждого события оценки на диске Google Drive создана отдельная папка. В этой папке находятся файлы Excel. Для каждого проекта создается отдельный файл Excel с двумя страницами. На первой странице аудитор найдет агрегированный отчет, на второй странице - детальный отчет.

Отчет представляет собой таблицу, где указано имя пользователя, которого оценивали, и оценки, выставленные ему. В агрегированном отчете отражается общее количество ответов по формам. Содержание ответов и комментарии к ним можно увидеть в детальном отчете.

Отчет предоставляет ответы по всем формам, включенным в проект. В начале документа расположены ответы на вопросы о сотрудниках, в конце - результаты опроса(-ов).

Агрегированный отчет

Агрегированный отчет содержит обобщенные результаты опроса, отражая процентное соотношение ответов на вопросы формы для каждого оцениваемого сотрудника.

Если пользователю были представлены несколько форм вопросов, ответы на них также приводятся в таблице рядом.

Например, в отчете ниже представлена оценка менеджера проекта по двум формам - общей и для оценки менеджеров. Поэтому для менеджера ответы представлены в двух смежных таблицах, соответствующих формам, по которым оценивался менеджер.

Текстовое поле или строка “Комментарий” отображается в агрегированном отчете только в количественном формате: total: 1.

Содержание комментария, как и дополнительные комментарии к каждому вопросу формы, доступны в детальном отчете. Например, в отчете ниже в поле “Комментарий” можно увидеть содержание комментария, обозначенного в агрегированном отчете как total: 1.

Стоит отметить, что в агрегированный отчет попадают ответы только по тем формам, для которых включена опция “Отображать в агрегированном отчете” (см. подробнее раздел "Создание формы"). Если опция отключена для конкретной формы, ответы по ней не попадут в агрегированный отчет, но будут доступны в детальном отчете.

Детальный отчет

В отличие от агрегированного отчета, где ответы по каждому оцениваемому сотруднику представлены в количественном формате, детальный отчет позволяет просмотреть подробные ответы на вопросы каждого оценивающего по каждому пользователю. В примере отчета ниже представлены результаты анонимной оценки сотрудников по форме “Лайки-дизлайки”.

Для каждого оцениваемого пользователя приводится список оценивающих пользователей и их ответов.

Если к ответу оставлен комментарий, он отображается в детальном отчете в скобках рядом с тем ответом, к которому он оставлен.

Также, в детальном отчете отображается содержание текстового блока “Комментарий”, который в агрегированном отчете отображается лишь количественно.

При оценке сотрудника по нескольким формам ответы приводятся по всем формам в смежных таблицах. Например, в отчете ниже менеджер проекта получил оценку по двум формам - общей и для оценки менеджера. Таким образом, для менеджера ответы представлены в двух смежных таблицах.

Отчет по опросу

При участии пользователей в опросе (тип отношения проекта “опрос”) их ответы приводятся в отчете в блоке “Survey”.

Блок “Survey” представлен таблицей, выделенной другим цветом. В ней указан список оценивающих пользователей и их ответы на вопросы формы.

В агрегированном отчете ответы представлены в процентном соотношении. Комментарии отображаются в количественном формате, как на примере ниже. Данная форма отображения может быть полезна руководству для понимания общей картины по тому или иному вопросу.

В детальном отчете можно увидеть ответы каждого опрашиваемого пользователя. Для текстового поля “Комментарий” здесь приведены полные ответы. Если к ответу оставлен дополнительный комментарий, он отображается в скобках рядом с тем ответом, к которому он добавлен.

Глоссарий

Термин Определение
Агрегированный отчет Отчет о событии оценки, содержащий общие результаты оценки для всех оцениваемых пользователей в процентах.
Администратор Пользователь, который управляет сущностями, присутствующими в системе.
Аудитор Пользователь, участник группы-аудитора, имеющий право на получение результатов опроса в рамках события оценки.
Группа Логическое объединение пользователей.
Группа-аудитор Группа, в которую входит один или несколько пользователей, имеющих право на получение результатов опроса в рамках события оценки. Обязателен для создания проекта.
Детальный отчет Отчет о событии оценки, содержащий детальные ответы о всех оцениваемых сотрудниках/событиях каждым из оценивающих.
Опрос Тип отношения, в котором отсутствует оцениваемая группа. Пользователю предлагается перечень вопросов, не касающихся отдельных сотрудников.
Отношение в рамках проекта Отношение "оценивающая группа - оцениваемая группа - форма оценки".
Оценивающая группа Группа пользователей, отвечающих на вопросы при заполнении форм в рамках события оценки.
Оцениваемая группа Группа пользователей, получающая оценки от оцениваемой группы при заполнении форм в рамках события оценки.
Письмо-уведомление Письмо, автоматически отправляемое оценивающей группе/аудиторам в установленный срок, напоминающее о событии оценки.
Проект Набор отношений оценивания (от нуля до нескольких), определенных между группами в соответствии с выбранными формами.
Событие оценки Установленный администратором период, в течение которого оценивающим пользователям доступна возможность оценить сотрудников, ответив на вопросы форм.
Форма (оценки) Создаваемый администратором список с вопросами, по которому оценивающая группа оценивает сотрудников в рамках события оценки.
Шаблон письма Каркас письма-уведомления для оценивающей группы/группы-аудитора о событии оценки, составляемый администратором.