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Contatos
Grupo responsável por contactar e manter informados os convidados da SECCOM. Deve manter os e-mails organizados e respondidos. Devido a confusão e concentração de trabalho, o grupo será quebrado em dois: Contatos empresariais e Contatos acadêmicos.
Templates de E-mails são muito importantes. Estabelecer um padrão facilita o envio e reduz o empenho na hora de contatar algum palestrante ou empresa.
Além disso, é importante ser formal, agradável e de aparência específica (como se o e-mail fosse direcionado e com atenção total ao contatado), isto pode ser difícil e sutil, mas geralmente faz a diferença. Todos gostam de ser especiais.
Nesse e-mail mostramos nosso interesse na participação do palestrante e empresa:
- Introdução ao evento: informa o que evento é, sua importância e história;
- Informação do local e data: para melhor situar quem se está contatando;
- Breve propaganda: informações para convencer o contatado que é uma boa ideia participar da SECCOM.
- Informar pacotes, incluindo seus benefícios e valores de patrocínios.
Veja no template abaixo.
Veja no template abaixo.
Caso o palestrante ou empresa já tenha aceitado participar da SECCOM, deve-se mandar mais uma mensagem e:
- Informar sobre como as palestra são estruturadas;
- Pedir:
- Disponibilidade de horário do palestrante no decorrer da semana;
- Foto do palestrante;
- Mini-bio do palestrante;
- Título da palestra;
- Resumo da palestra.
- Pedir Logo e manual de uso da Logo (caso exista).
Para aumentar a conexão com os participantes, é interessante:
- O retorno rápido dos emails, o que demonstra atenção para com eles;
- SEMPRE responder, mesmo que seja para dizer um "vou ver e te aviso mais tarde";
- Emails de confirmação, o que deixam os participantes tranquilos com relação à comunicação.
Uma das questões mais complicadas dos contatos é como obter contatos, especialmente quando se está na graduação (já que é um período em que não se conhece muito dos profissionais da área). Então, para ajudar...
Medidas efetivas:
- Conhecer as comunidades, como PythonFloripa (https://t.me/pythonfloripa), DataScience Floripa (https://dsfloripa) e CriptoFriday (https://t.me/crypt0friday). Algumas entidades bem relevantes nacionalmente participam deles (como, por exemplo, Mário Sérgio e Melissa Weber Mendonça) e são ótimas formas de contatos (e palestrantes/keynotes em potencial);
- Participar de Meetups (veja no https://meetup.com os de tecnologia em Florianópolis) e conversar com os participantes (em Coffee-breaks ou em bares pós-meetup - mesmo que você não vá beber, mas pelo menos para conversar e conhecer);
- Contatar diretamente as pessoas;
- Ser "ousado" quanto a pessoas para chamar (i.e. não ter medo de chamar pessoas relevantes nacional e/ou internacionalmente). Na SECCOM 2019 isso nos possibilitou chamar personalidades como Jon Maddog Hall e Álvaro "Turicas" Justen (que aceitaram vir);
- Alinhado ao item anterior: conhecer iniciativas brasileiras fortes, como a equipe de mantenedores do projeto Serenata de Amor.
Medidas não-efetivas:
- Criar anúncios muito abertos (como um post no Facebook de "procuramos palestrantes!"): há pouquíssimo engajamento (leia-se: geralmente não há engajamento algum), possivelmente por uma visão de "distância" por parte de quem vê os anúncios;
- Pedir palestrantes aleatoriamente (ex: enviar e-mail para uma entidade perguntando "vocês tem alguém para palestrar?" - se for o caso, chame a entidade em si para palestrar, e aí sim eles poderão indicar alguém).
Dica: Copie a checklist que você irá atuar para o seu diário.
Convidados:
- Convite a professores e outros palestrantes, possivel resposta de confirmação do tema proposto;
- Pedidos de informações dos palestrantes;
- Oferecimento de horários aos palestrantes e confirmação destes;
- Confirmação de horários e locais para os convidados na semana anterior ao evento, reforçando a presença deles;
- Na semana após ao evento, agradecimentos de participação e formulário de feedback.
Empresas:
- Convite de participação para as empresas e apresentação dos pacotes;
- Discussão e fechamento de pacotes;
- Horários de palestras ou/e minicursos;
- Solicitação de pagamentos e discussão de como estes vão ser efetuados;
- Na semana anterior ao evento, lembrar locais e horários da participação da empresa;
- Na semana após ao evento, agradecimentos de participação e formulário de feedback.
Gerais:
- Verificar e-mail semanalmente;
- Convite de participação para as universidades e cursos da região;
- Avisar professores para considerarem a SECCOM no planejamento do segundo semestre.
- Enviar emails para os palestrantes
- Enviar emails convidando as empresas a patrocinar a SECCOM.
- Enviar emails para os professores do INE convidando para participar da SECCOM.
Estes e-mails servem para o primeiro contato apenas.
TODO
Olá, {Convidado}!
A SECCOM, semana acadêmica da computação, é um evento organizado por alunos
da graduação apoiado pelo INE (Departamento de Informática e Estatística) e
pelo CTC (Centro Tecnológico da UFSC), cuja XXI edição ocorrerá durante os
dias 16 a 19 de outubro. O evento preza por complementar a formação
acadêmica e profissional dos graduandos dos cursos de Ciência da Computação
e Sistemas de Informação e comunidade em geral, expondo aos participantes
tópicos recentes, ferramentas utilizadas no mercado de trabalho e mostrando
as possibilidades de atuação após a graduação através de palestras e
minicursos.
Entramos em contato com você pois [1|2|3]. ([1]: recebemos uma
recomendação por parte de {Quem Recomendou}, em relação à área de {Área}.
Analisando seu [Lattes|Linkedin], nos interessamos pelos temas {X, Y,
Z...}.
[2]: vimos que você atua na área {Área} e, analisando seu
[Lattes|Linkedin], nos interessamos pelos temas {X, Y, Z...}.
[3]: {motivo específico}*) Viemos, então, oferecer a oportunidade de
participar da XXI SECCOM como palestrante ou ministrante de minicurso.
Caso tenha interesse, gostaríamos que nos avise e mande a sua proposta de
palestra ou minicurso por nossos formulários (fique à vontade para alterar
as as informações preenchidas ou fazer mais de um envio):
- [Formulário de submissão de palestra](https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdhvethC2Rh5bu2P4VXEUpvlucufbfyOcSIJi4P9zpxSqTpHg/viewform?usp=pp_url&entry.1017238398=Andrey+Varela+Furlan&[email protected]) << ALTERAR INFOS PREENCHIDAS;
- [Formulário de submissão de minicurso](https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSf-fEyZ3_5K8hvi_hfnsrqBt33K6mZqQAMiMYpYkYwCMI4tcA/viewform?usp=pp_url&entry.1017238398=Andrey+Varela+Furlan&[email protected]) << ALTERAR INFOS PREENCHIDAS.
Aproveitamos também para pedir que, caso conheça alguém que também possa se
interessar, nos envie o nome e o e-mail de contato da pessoa, além da
área/tema de recomendação.
Atenciosamente, Equipe SECCOM
*motivo específico tipo melissa, que tínhamos contato de outra edição da SECCOM **estabelecer: se não for alguém que a gente disse "pode vir meu querido" confirmar: se for alguém tipo melissa que a gente diz "pode vir meu querido"
TODO