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ORGA - 13.06.2016

Ort: Space

Anwesende: Clara, Felix, Anna, Steve, Joschka

Beginn: 19:35 Uhr Ende: ~ 22:30

Ziele:

• Aufgaben zuweisen, evtl deadlines
• Vorgehensweisen besprechen und absegnen

Agenda

TOP 1 - Projektstatus und -planung

• projektbilanz vorstellen
• roadmap 2016
• burn down
• arbeitsbereitschaft
• top 5 Baustellen:
• Leipzig: Kategorien abgleichen; PM; Flyer + Plakate; + neos + frontend
• Translation
• Social Marketing (Wie geht's mit facebook weiter?)
• neues backend
• newcomers
• hottest TODOs in Arbeitsbereichen & Verantwortlichkeiten
• ORG: SAB, neue leute, Roadmap, PM Prozesse allgemein
• TEC: neues backend, phraseapp, leipzig
• RDK: rückmeldungen einpflegen, wissensportal
• ÖA: öa material, Konzept/ Vision, ravir (bis 24.6.)
• DSN: Flyer + Plakate, UI
• TSL: phraseapp in betrieb nehmen, intro doc, übersetzerakquise
• welche TODOs seht ihr noch?

TOP 2 - Waffel

• durchgehen
• unassigned >> personen finden
• assigned pro Person

TOP 3 - Vorgehensweise PM & Qualitätssicherung (QS)

• wöchentliche updates
• vergangene, aktuelle, kommende aufgaben
• arbeitsstunden mitteilen
• spielregeln dokument
• treffen für finanzakquise mit experten (wer?)
• Analyse > Konzept > Prototyp > Evaluation
• Konzeptarbeit heißt anpassen von: Afeefa Vision/ Konzept, UI/UX, ...

TOP 4 - Team

• Urlaub einplanen
• neue Leute >> siehe B33
• refugee team mit abud & co
• alicka (ethno praktikantin)

TOP 5 - Kooperationen

• mit wem zusammenarbeiten?
• Hamburg (Bericht Anna)
• nächstes Treffen?
• PRO ASYL Ideen zusammenarbeit sammeln >> Google doc

TOP 6 - Tools

• mails (freshdesk)
• ad words: google non profits

TOP 7 - sonstiges

• mein Lauf für Afeefa

Protokoll

TOP 1 Projektstatus

• roadmap
• entwurf vorgestellt, wird verfeinert [Anhang]
• alle wichtigen Baustellen sind im Jahr 2016 mit Meilensteinen (MS) angeordnet
• burn down
• visualisiert zeitlichen soll-Verlauf, jetzigen stand, Differenz bei angegebener Arbeitsbereitschaft
• Erkenntnisse:
  • wir waren langsamer als geschätzt (→ Arbeitsbereitschaft anpassen!)
  • wir dringend brauchen (selbst, wenn wir Tempo hochfahren) neue Leute
  • wir sollten unsere Tempo hoch fahren
• Arbeitsbereitschaft angepasst (nicht-Anwesende: noch offen)
• Diskrepanz zwischen Vortschritt in Tabelle (nur abrechenbar) und tatsächlichem Projektfortschritt
• in Arbeitsber. ist NICHT der Ehrenamtsanteil enthalten, d.h. bei jedem kommen noch 16h/Monat dazu...
• top 5 Baustellen (s.o.)
• das hat oberste Priorität!

wer macht was? (neu übernommene Aufgaben)

• Melanie:
• Flyer design (mit Anna)
• facebook (mit Clara)
• Redaktion (alle):
• Rückmeldungen eintrgane, waffle: #1123
• Clara:
• erst im August: ÖA-Konzept weiter machen
• Leipzig: ÖA-Material (#1125)

Wissensportal

• Baustelle kommt seit 0,5a nicht wesentlich voran, wir brauchen dafür gezielt ein neues Team, neue Leute
• in jedem Fall: we-inform.de aus Hamburg anfragen, vielleicht ist Fusion denkbar, d.h. wir geben das Portal ab, sorgen aber dafür, dass das (irgendwo anders) entstehende mit Afeefa gut verwebt ist

ravir

• niemand hat so richtig zeit
• deadline: zeitnah ideen und vorbereitungen, im sommer noch drehen
• anna kennt jemanden der das übernehmen könnte... sonst: neu eleute
• kostet ca. 2000€ (bililg, sonst für 30sec 10k€)
• wir wollen das, um mit alternativen medium in social media und kinos zielgruppen zu erreichen → bekanntheit → finanzakqise leichter
• viele aufgaben selbst übernehmen → billiger

UI

• soll Ende Juli fertig werden
• neuen Menschen dafür suchen (#1127)

TOP 2 Waffel

• viele neue Tickets, auch zugewiesen (größtenteils) → bitte mal alle eigenen Tickets checken

neue Leute für konkrete Aufgaben benötigt

• ravir (#1128 → Anna erstmal)
• UI-Desig BE 2.0 (#1127 → Felix erstmal)
• Wissensportal (#1115 → ??)

TOP 3 PM & QS

• von Felix und Joschka wöchentlich Updates an alle und dann an jeden persönlich
• wichtig: Feedback über gearbeitete Stunden >> Projektfortschritt monitoren
• Spielregeldokument legt alle Regelungen zur Lohnberechnung und Verteilung fest (noch nicht finalisiert), alle sollten dem zustimmen
• Experten einladen für Finanztreffen (Termin im August finden)
• Kulturbüro, Projektschmiede, ...
• für alle Arbeitsbereiche sehr wichtig:
• Kreislauf Analyse > Konzept > Prototyp > Evaluation > ... mehr beachten
• an der Eva hängt es momentan
• überlegen, wie in den Beeichen umzusetzen

TOP 4 - Team

Urlaub

• Clara: 17.9. - 8.10. (1 Woche im August (letzte?))
• Anna: 18.6. - 10.7.
• Joschka: min. 2 Wochen am Stück innerhalb August+September
• Steve: mindestens: 23.7. - 31.7.
• Felix: 27.6. - 17.7.
• Isa: 1.7. - 5.7.

offen

• ab Top 4 → Plenum

Aufgaben

• F&J: roadmap weiterführen, rumschicken (UI-BE2.0; Termine MS; SAB-Soll; BNr., Evaluation, Übereinstimmung Finanzplan)
• Anna: Handbuch Neos für Leipzig (#952)
• Isa, Peter, Benny, Anke, Aylin, Melanie, Steffen?: Arbeitsbereitschaft updaten
• J: Hamburg bzgl. Wissensportal schreiben (#1124)
• Anna: jemanden für Film suchen
• J: Zuarbeit für newcomers #3 an Clara
• F: Spielregeln fertig stellen
• alle: Spielregeln gegenlesen, diskutieren, zustimmen

Fragen

• @Isa: Wie ist der Stan dder Leitfäden, wann werden sie fertig?
• @Steffen: Beim Film mitmachen?

zu findende Termine

• nächstes ORGA:
• Newcomers #3: Ende Juni
• Hamburger Konzepttreffen: Juli
• Strategie Finanzen: August (mit Experten)